Tilinpäätöksen allekirjoittaja - vastaat myös aineiston säilyttämisestä

Uudistunut kirjanpitolaki lisäsi tilinpäätöksen allekirjoittajan vastuuta. Tilinpäätöksen allekirjoittajana vastaat tilinpäätöksen sisällön lisäksi myös kirjanpitoaineiston säilyttämisestä. Vastuun korostuminen näkyy myös säännöstasolla KPL 3:7a §:stä.

Uudistunut laki toi myös vapautta. Aineiston säilyttämisen muotovaatimukset vapautuivat. Aineiston voi nyt säilyttää vaikka kokonaan sähköisesti. Aiemmin laki edellytti, että mm. tuloslaskelman ja taseen sisältävä tulostilinpäätöskokonaisuus eli tasekirja on paperilla. Nyt tällaista vaatimusta ei enää ole. Aiemmin kauppa- ja teollisuusministeriön päätös (47/1998) edellytti, että sähköinen aineisto säilytetään kahdella tietovälineellä. Tämäkin vaatimus on poistunut, kun päätös kumottiin lakiuudistuksen yhteydessä. Samoin kuin se kirjanpitolain säännös, että aineisto pitää säilyttää Suomessa - paperilla tai tällä sijaitsevalla palvelimella.

Koko aineisto on säilytettävissä nyt sähköisesti. Aiempien tasekirjojen ja paperiaineiston osalta kirjanpitolautakunta on antanut lausunnon (KILA 2016/1950), jonka mukaan nekin voidaan muuntaa sähköisesti säilytettäviksi.

Lakiuudistus toi siis vapautta ja vastuuta.

Tilinpäätöksen allekirjoittaja vastaa nyt aineiston säilyttämisestä. Oma vastuu korostuu, kun säilyttämisen tavat ovat vapaat. Aineistoa on säilytettävä huolellisesti ja siten, että se on viranomaisten ja tilintarkastajan tarkasteltavissa Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä kirjanpitolaissa säädetyn säilytysajan.

Tilinpäätöksen osalta tilinpäätöksen allekirjoittaja vapautuu säilyttämisvastuusta, mikäli tilinpäätöksen rekisteröintiin velvollinen yritys - kuten osakeyhtiö - antaa tilinpäätöksensä rekisteröitäväksi kaupparekisteriin Patentti- ja rekisterihallitukseen.

Tilinpäätöksen rekisteröinnistä on syytä huolehtia ajallaan myös siitäkin syystä, että PRH ryhtyy tiukentamaan valvontaa vuoden 2017 alusta lähtien. Mikäli yritys ei ole toimittanut tilinpäätösasiakirjoja rekisteröitäväksi, PRH ryhtyy menettelyyn yrityksen poistamiseksi kaupparekisteristä.

Sähköisen aineiston huolellinen säilyttäminen edellyttää sopimista, jos säilyttäminen halutaan ulkoistaa tilitoimistolle tai muulle palveluntarjoajalle. Kannattaa varmistaa, missä aineistoa säilytetään ja sen säilyminen varmistetaan. Onko aineisto täällä vai maan rajojen ulkopuolella sijaitsevalla palvelimella? Ulkomailta aineistoa saattaa olla hankala tavoittaa vaikkapa palveluntarjoajan konkurssitilanteissa.

Vaikka tilinpäätöksen sähköinen säilyttäminen sallitaankin, niin mennee vielä jonkun verran aikaa ennen kuin yrityksissä luovutaan paperisista tilinpäätöksistä. Konekielisesssä - tietojärjestelmien ymmärtämässä - muodossa oleva tilinpäätös ja sen ihmissilmille tarkoitettu visualisointi ovat kuitenkin tekemässä tuloaan. Ensimmäiset konekieliset tilinpäätökset voitaneen tuottaa ja antaa viranomaisille jo heti vuodenvaihteen jälkeen tammikuussa 2017.