Taloushallinnon järjestelmiin tehoa - pois käsin naputtelusta: Taloushallintoliitto mukana kestävän kehityksen sitoumuksessa

Verkkolaskujen, tiliotteiden ja korttiostosten kuittien tiedot on saatava yhdenmukaiseen muotoon. Sen jälkeen suuri osa yritysten taloushallinnosta sujuu reaaliaikaisesti ja automaattisesti.

Taloushallintoliitto (TAL) ja Finanssialan Keskusliitto (FK) ovat tänään julkaisseet kestävän kehityksen yhteiskuntasitoumuksen ympäristöministeriön sivuilla. Sitoumuksessa on mukana myös auktorisoitu tilitoimisto Leppävaaran Laskenta Oy.

Kaikki tehot irti rakenteisesta tiedosta

Verkkolaskut, tiliotteet ja kuitit sisältävät jo nyt lähes kaiken tarvittavan tiedon. Suuri osa tiedosta täytyy kuitenkin syöttää taloushallinnon järjestelmiin käsin.

”Käteiskuittien käsittelyyn – skannaamiseen, naputteluun koneelle, kopiointiin ja arkistointiin – menee vuositasolla Suomessa nykyisin satoja henkilötyövuosia. Tätä työpanosta tarvitaan tulevaisuudessa hyödyllisempään käyttöön esimerkiksi asiakasyritysten neuvontaan”, toteaa Taloushallintoliiton puheenjohtaja Vuokko Mäkinen.

Sähköisessä tiliotteessa ja tositteessa tiedon rakenne on olennainen. Päivämäärien, summien, erittelyjen, ostopaikkojen ja muiden tietojen tulee olla määritellyllä paikalla, jotta toinen järjestelmä tunnistaa, mistä tiedosta milloinkin on kyse.

Jos tietoja ei ole jäsennetty, vastaanottava järjestelmä ei osaa erotella tietoja kokonaisuudesta esim. kirjanpidon tarpeita varten. Osa tiedoista, esim. kuiteilla olevat tiedot, eivät usein välity sähköisesti lainkaan, vaan yksittäiset korttimaksutapahtumat on naputeltava käsin kirjanpitoon.

”Jos tiedon rakenne on lähettävässä ja vastaanottavassa järjestelmässä sama, kirjautuvat esimerkiksi eri arvonlisäverokantoihin kuuluvat ostot suoraan oikeaan kohtaan, samoin päivämäärät, ostopaikat ja jopa kirjanpidon kustannuspaikat”, toteaa kehityspäällikkö Pirjo Ilola Finanssialan Keskusliitosta.

Taloustiedot reaaliaikaisesti yritykselle

Kun rakenne on sama laskuissa, kuiteissa ja tiliotteissa ja tieto siirtyy sähköisessä muodossa, pystyy taloushallinto-ohjelma tuottamaan näistä automaattisesti ja lähes viiveettä esimerkiksi verottajan tarvitsemat kausi-ilmoitukset ja yrittäjän tarvitsemat raportit.

Hallituksen puheenjohtaja Tuomas Tahvanainen tilitoimisto Leppävaaran Laskennasta tuo esille pienyritysten näkökulman.

“Kun järjestelmät keskustelevat keskenään ja laskujen, käteiskuittien ja tiliotteiden sisältö ovat kaikki rakenteisessa muodossa, saavat tilitoimistot liikkumavaraa käsin tehtävän rutiinityön vähentyessä. Työaikaa säästyy esimerkiksi asiakasyritysten neuvontaan ja talouden suunnitteluun.”

Leppävaaran Laskennan avustuksella lasketaan työhön käytettävä aika ja sen aikaansaama hiilijalanjälki. Näin nähdään automaattisen prosessin tuomat säästöt ja hyödyt. Hiilijalanjäljen laskennassa on apuna Natural Interest Oy, joka on kestävän kehityksen asiantuntijayritys.

”Vaikka sähköinen taloushallinto ei maallikon korvaan kuulostakaan varsinaiselta ympäristöteolta, haetaan nyt tehdyllä sitoumuksella mitattavia vaikutuksia niin toimistotyön kevenevästä ilmastokuormasta ja kustannuksista kuin organisaatioiden toimintakyvystä”, toteaa Finanssialan Keskusliiton toimitusjohtaja Piia-Noora Kauppi.

Sitoumuksen aloitusvuosi on 2015. Toimenpiteiden kesto on arviolta 3 vuotta.